举办一个性别联合发言人
时请使用以下指南主机一个性别共同发起扬声器。你也应该找到有用的指导方针举办其他会上发言。
一旦你听到性别总部发言人已经接受了你的邀请,你应该写向演讲者,他或她将和欢迎。一定要包括的信息列在下面的第二和第三个项目符号项。
联系联合议长
如果程序仍处于规划阶段你不能具体的一些细节,你应该仍然书面确认至少有以下几点:
- 日期和地点;
- 多少,哪一天你希望演讲者参加会议(记住你的小组负责所有性别的会面扬声器系统的现场费用);
- 的演讲(主旨演讲或车间,开放通用会话,宴会上的演讲,等等);
- 观众的性质(教学水平,预计数量,无论是学生还是公众被邀请,等等);
- 会议的主题和想演讲者谈论。
如果程序计划——一旦你有了详细信息写信给演讲者,给的信息列在“如果程序仍在计划阶段”加上以下几点:
- 人的名字将在机场接扬声器(性别联合扬声器将自己的旅行安排);
- 名称、地址和电话号码的酒店(或其他住宿),你使演讲者的预订(参见下面的“安排住房。。。”);
- 项目会议的日程安排;
- 任何特殊功能(接待活动,晚宴,执行委员会或业务会议,等等)的发言人邀请;
- 其他可靠的演讲者的细节要求或你认为会使访问愉快和有趣。如果它是合适的,包括旅游宣传册或旅游信息。
你可能想要请求一个最新的个人简历,如果可能的话,照片为你宣传的目的。注意性别所有性别的会面议长照片在电子文件,我们将期待您或您的打印机。
你的演讲需要视听设备吗?
如果他们需要任何问演讲者特殊的视听设备除了一个麦克风和一个讲台或讲台。如果演讲者的演讲需要使用投影仪、视频监控、音响设备,或一个液晶投影仪(演讲者应该通知他们需要提供自己的笔记本电脑和一些设备,一个适配器连接到液晶投影仪VGA连接),确保:
- 动设备项目的负责人通知;
- 设备是在正确的时间在正确的地方;
- 延长线,如果需要,店铺;
- 房间可以足够黑暗的视频或幻灯片;
- 屏幕上有足够大的房间;
- 人知道如何运行设备。
注意,在使用机器时,墨菲定律适用:如果事情可能出错,它就会。
规划你的扬声器
罢工一个快乐的媒介注意演讲者。不要计划演讲者的每一分钟的时间。另一方面,不要只是把演讲者在大会照顾他或她。提供一个short-guided参观小镇时,城市或区域会议正在举行。然而,提供应提前所以演讲者可以减少,如果有必要,或相应的计划。演讲者可以感谢的邀请访问学校或其他教育企业在你的社区。做这样的安排与演讲者提前和学校/企业。做演讲者提供机会参加社交聚会,吃饭,和特殊事件,但不要指望,演讲者应该做那么安静时间和空间是重要的,太。
让住房、吃饭、洗衣等登记安排
为演讲者安排住房。除了在不同寻常的情况下,不邀请演讲者呆在别人的家里。一些人期待着暂时的和平和安静的酒店房间。一些人需要时间把收尾工作他们的演讲。确保你的团队安排提前支付演讲者的住宿,用支票或信用卡或通过演讲者的房间直接宣传与酒店集团的主账户。
让演讲者知道酒店的账单和食物是如何处理。联合扬声器不接受费用或报酬。然而,他们是由性别和赞助组共同补偿费用。赞助组负责所有演讲者的现场费用。最简单的方法处理住宿费用为演讲者仅仅安排与酒店签单时检查。确保酒店柜台职员明白该法案是发送人在程序规划委员会会议上(或集团)的另一个代表或比尔是被起诉到主账户的会议。任何食物演讲者吃在酒店将法案如果组织安排杂费包括在直接计费。赞助组需要规定覆盖其他现场用餐费用(例如,通过给议长会议餐票功能,带他们出去吃饭,或给他们津贴)。
然而,你安排这些事情,重要的是,演讲者了解他们是如何处理。
预注册的议长会议并且完成注册包(程序、餐票名字徽章)接演讲者时,或在酒店的登记处。(你不想说话排队登记或等待注册包时匆忙拼凑或输入一个名字徽章。)
会议结束后,你或集团的财务主管应该发送一个联合检查小组的贡献扬声器基金性别总部。与此同时,演讲者将性别费用的凭证,将支付相同的帐户。除了对演讲者的房间和饮食安排你做现场,你的支付演讲者应该直接进入性别(发票是由性别财务部发出的)。
照顾演讲者之前、期间和之后的会议
如果演讲者不能拿起在机场为任何原因,你应该:
- 离开欢迎报告和会议注册包在酒店前台说当你或别人的程序委员会将调用检查计划和时间表;
- 提醒酒店登记处,演讲者预计,当,这组负责酒店账单;
- 问某人计划委员会等在大堂当演讲者将迎接他或她,并确保一切都好。(例如,如果演讲者但他/她的行李不到达,但令我感到欣慰的是有人谁知道最近的药店在哪里)。
只要方便,演讲者介绍介绍他/她的人(如果你不打算这么做),所以介绍人可以仔细检查事实和任何必要的提问。
不要认为演讲者能够或愿意谈论一切话题与英语吗语言艺术。它可以非常不舒服和尴尬的演讲者突然被要求提供一个话题,他们没有准备。演讲者有时候想非正式参加项目会议,与其他conferencegoers作为观众的一部分。他们也学习。
如果发生任何变化的计划会议,一定要让演讲者知道尽快。这包括改变日期,地点,时间,时间表,和,当然,取消会议。
会议结束后,提供帮助演讲者回到机场,但不要坚持等到飞机到达。一些人花那么多时间等公共活动,他们价值的机会只是静静地放松而不需要让闲聊。
请联系affsec@www.alwan-caftan.com与问题。